Direct message (DM) merupakan salah satu fitur yang hampir ada di setiap platform digital khusunya di media sosial. Fitur ini memungkinkan antar pengguna untuk saling berinteraksi secara personal, langsung.
Kelebihannya sebagai fitur yang bersifat private karena tidak bisa dilihat oleh orang lain seperti fitur reply atau comment, memungkinkan perusahaan atau sebuah bisnis untuk melakukan interaksi kepada audiensnya dengan lebih intim dan menghilangkan gap di antaranya.
Jika fitur ini sebelumnya tidak terlalu dimanfaatkan, tahun 2019 akan menjadi titik balik dari keberadaan fitur ini. Karena saat ini konsumen perlu didekati secara customized dan lebih dalam untuk menimbulkan sebuah engaging dengan brand kita, sehingga kita perlu mengetahui bagaimana cara terbaik untuk memaksimalkannya.
Berikut adalah beberapa tips untuk mengoptimalkan direct message media sosial anda:
1. Set Your Tone and Style for Your Replies
Mengetahui cara mengatakan sesuatu, saat ini sama pentingnya dengan mengetahui konteksnya. Dan terkait mengenai DM media sosial, kita perlu memastikan bahwa tone of voice yang digunakan dapat mencerminkan keseluruhan estetika dan identitas yang ada pada brand kita, apakah itu bergaya casual, fun, authentic, atau lainnya. Semuanya ini juga perlu dilakukan secara konsisten pada setiap message yang disampaikan. Sangat disarankan untuk membuat sebuah template atau guide untuk membantu menjelaskan bagaimana melakukan respons. Percaya atau tidak, hal ini merupakan investasi jangka panjang untuk membangun relationship yang lebih kuat dibandingkan dengan melakukan respons yang mendasar.
2. Set Aside Time Every Day to Reply to Your DMs
Perkembangan dan kegiatan pada dunia Instagram terjadi dengan sangat cepat. Sangat penting bagi kita untuk tidak meninggalkan audience kita atau membuat mereka menunggu saat melakukan direct message kepada kita. Karena itu penting bagi kita untuk memberikan waktu khusus untuk membuka dan membalas setiap DM yang ada di platform kita. Ketika kita sudah mendapatkan sebuah jadwal rutin, hal ini akan memudahkan kita dan audience untuk mengetahui kapan kita harus membalas dan kapan audience bisa mendapatkan balasan tersebut.
Ketika audience bertanya seusatu yang tidak kita ketahui, tetap komunikasikan kepada mereka dan katakan bahwa kita sedang mencoba mencari jawaban dari pertanyaan tersebut, sehingga konsumen akan mengerti dan mau menunggu ketika kita tidak langsung membalas pertanyaan mereka.
3. Respond to Your Facebook and Instagram DMs at the Same Time
Kabar baik untuk pengguna platform Instagram dan Facebook. Saat ini, kita bisa merespons direct message platform tersebut secara bersamaan di Facebook Inbox. Sehingga kita bisa mendapatkan bentuk engagging pada kedua platform tersebut pada waktu dan tempat yang bersamaan. Tidak hanya itu, fitur Unified Inbox ini juga bisa dikses pada mobile device kita melalui Pages Manager. Sehingga kita bisa melakukan dengan lebih fleksibel karena tidak perlu mengeluarkan effort untuk membuka laptop kita. Semua bisa dilakukan melalui smartphone yang selalu kita bawa bersama kita.
4. Use the Filter Function to Organize Your Inbox
Ketika kita sudah mempunyai waktu untuk memelihara DM Instagram kita, jangan lupa gunakan filter fungsi untuk membantu mengorganisir pesan yang masuk dan time spend yang kita lakukan. Lakukan filter organisir pada pesan-pesan yang belum terbaca karena akan membantu kita mengetahui pesan yang mungkin belum terbalas sebelumnya.
Sesuatu yang baik jika kita melakukan ini pada awal kegiatan kita dan dibantu dengan fitur untuk mengetahui mana pesan yang belum terbaca. Hal ini baik untuk memaksimalkan kerjaan yang akan kita lakukan karena tidak akan terganggu dengan pesan-pesan yang masuk melalui direct message nantinya.
5. Create Quick Replies
Jika platform Instagram kita sudah berjalan cukup lama, memiliki audience dengan tingkat engaggement yang cukup tinggi serta menggunakan sebuah customer service tool, maka kita akan menemukan beberapa pertanyaan yang sama dan cukup sering diberikan oleh audience kita. Dan tentu dengan poin sebelumnya mengenai bagaimana pentingnya memberikan respons dengan cepat, maka kita bisa menggunakan quick replies untuk semakin mempercepat proses kegiatan ini. Fitur ini memperbolehkan kita untuk membuat pesan-pesan untuk beberapa pertanyaan yang sering diberikan dari audience kita. Sehingga ketika muncul pertanyaan yang serupa, kita akan lebih efektif dan cepat untuk bisa memberikan respons kepada audience kita.
6. Flag DMs That You Can’t Respond to Immediately
Terkadang ada beberapa pertanyaan yang mungkin tidak bisa kita segera jawab karena berbagai macam alasan. Namun, jangan sampai untuk membuat pertanyaan tersebut tenggelam dalam inbox kita dan berakibat pada kita lupa untuk membalasnya.
Tetap lakukan greeting message kepada audience seperti “Terima kasih atas pertanyaanya, kami akan informasikan ketika kami sudah mendapatkan jawabannya.”. Hal ini terlihat sepele tetapi sangat efektif untuk bisa membantu meningkatkan engagement dan ekspetasi konsumen karena mereka akan merasa kita peduli dengan apa yang menjadi isu mereka serta berusaha untuk menolongnya. Kemudian berikan tanda “flag” pada pesan-pesan seperti ini sehingga kita tetap memiliki record dan akan membalas ketika kita telah memiliki kapabilitas untuk menjawabnya.